Rapporteert aan: Team Operaties Londen
Rol Doel:
Deze functie is verantwoordelijk voor het verbeteren van de vakantie van onze gasten en ervoor te zorgen dat zij het allerbeste uit hun resort/hotel halen. De Guest Relations Manager moet een uitstekende relatie opbouwen met onze hotelpartners, het oplossen van problemen is een belangrijk onderdeel van je werk, evenals de flexibiliteit die komt kijken bij het reageren op ad-hoc verzoeken en situaties die zich voordoen. Daarnaast is het vermogen en de bereidheid om betrokken te raken bij elk aspect van de algemene gang van zaken in het resort en het ondersteunen van het resortteam in het algemeen essentieel.
Verantwoordelijkheden:
Van onze teams verwachten we een houding waarbij “Niets is te veel moeite”. Van jou wordt verwacht dat je de volgende verantwoordelijkheden vervult:
Ervoor zorgen dat al onze hotelgasten profiteren van het hoogst mogelijke niveau van “Scott Dunn” service.
Gasten ontmoeten tijdens hun verblijf om reserveringen voor restaurants en activiteiten te organiseren en in het algemeen met hen “inchecken”.
Het verblijf van gasten verbeteren door hen proactief te helpen het beste uit het resort, de kinderopvang en de omgeving te halen.
Nauw samenwerken met het kinderopvangteam van het resort, het operations-team en de verkoopteams om ervoor te zorgen dat het hotelprogramma soepel verloopt.
Onderhoud en ontwikkel goede relaties met alle bestaande of nieuwe leveranciers en aannemers, zowel in als buiten het resort, zodat gasten hier voordeel van hebben en eventuele problemen snel worden opgelost.
Managen van een team Guest Relations Executives, roosters vaststellen en gasten toewijzen.
Gastrelatietaken:
Creëer voldoende gelegenheid voor de gasten om met jou hun vakantiebehoeften te bespreken, zodat je hen kunt helpen bij het verbeteren van hun vakantie-ervaring.
In samenwerking met het hotel coördineer en beheer je de aankomst en het vertrek van gasten, inclusief transfers van en naar het vliegveld.
Herbevestigen of boeken van transfers, restaurantreserveringen, spabehandelingen, winkelen voor aankomst en activiteiten.
Nauw samenwerken met de kantoren in het Verenigd Koninkrijk om ervoor te zorgen dat alle informatie volledig wordt doorgegeven.
Nauwkeurig en efficiënt alle papierwerk, budgetten, gelden en administratieve taken afhandelen die nodig zijn voor een effectief verloop van het hotelprogramma.
Effectief oplossen van onvoorziene gebeurtenissen en omstandigheden die te maken hebben met gasten, personeel, eigendommen of logistieke regelingen.
In geval van nood oproepbaar zijn om de gasten te helpen wanneer dat nodig is. Dit kan hulp buiten kantooruren inhouden.
Vergaderingen van hotel-/resortmanagers bijwonen en het resort op de hoogte houden van alle Scott Dunn-gasten en ervoor zorgen dat alle relevante informatie over het resort aan jou wordt doorgegeven zodat je gasten waar nodig kunt adviseren.
Nauw samenwerken met het resort om problemen op te lossen, zoals klachten, wijzigingen in reisplannen en medische kwesties.
Creëer een goede werkrelatie met de Explorers Childcare Manager en vergader regelmatig over feedback en nieuwe aankomsten.
Ervoor zorgen dat alle mogelijke gezondheids- en veiligheidsrisico’s of problemen worden aangepakt en tijdig worden opgelost.
De kennis die je tijdens het seizoen opdoet gebruiken om de ervaring van de gasten voortdurend te vernieuwen en te verbeteren.
Te allen tijde de normen en waarden van Scott Dunn uitdragen.
Voer alle HR-zaken uit die zich binnen het team kunnen voordoen en ondersteun ze.
Vaardigheden en verwachtingen:
Uitstekende gastrelaties en interpersoonlijke vaardigheden
Een uitstekend oog voor detail hebben
Uitstekende werkethiek
Zelfstandig of in teamverband kunnen werken
Uitstekende numerieke, administratieve en organisatorische vaardigheden
Goede zelfmotivatie
Georganiseerd, zeer flexibel en proactief
Professioneel en can-do houding
Uitstekende tijdsplanning en betrouwbaarheid
Vooruitdenken en plannen
In staat om kalm, geduldig, diplomatiek en tactvol te blijven onder druk
Essentiële ervaring en sleutelcompetenties:
Houder van een EU-paspoort of het recht hebben om in Europa te werken.
Ervaring met gastvrijheid of klantenservice (vereist)
Eerdere achtergrond in soortgelijke Guest Relations-functies (wenselijk)
Volledig rijbewijs UK/EU (wenselijk)
Kwalificatie kinder-EHBO (wenselijk)
Beschikbaar voor het hele seizoen (april – november)
Houd er rekening mee dat je in het bezit moet zijn van een recent antecedentenonderzoek / disclosure and barring service check.
